Dr.-Ing. Tobias Herken, Geschäftsführer IANUS Simulation GmbH, über die Chancen digitaler Prozesse und wie Mitarbeiter und Kunden davon profitieren.

Vor welchem Hintergrund bzw. aus welcher Notwendigkeit heraus, haben Sie sich mit dem Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse beschäftigt?

Dr.- Ing. Tobias Herken: Die Entwicklung unseres Unternehmens ist seit einigen Jahren von einem stetigen Wachstum gekennzeichnet. Ende letzten Jahres waren wir dann an einen Punkt gelangt, der uns die Erkenntnis brachte, dass es dringend notwendig ist, eine Vereinfachung der internen Abläufe vorzunehmen. Zwar gibt es dafür vielfältige digitale Lösungen, wie diese jedoch am Einfachsten und Optimalsten eingesetzt werden können, ist nach wie vor ein großes Thema.
Auch der kontinuierliche Anstieg der Mitarbeiterzahlen forderte uns zum Handeln. Schließlich gilt es, den reibungslosen Ablauf aller Projekte weiterhin zu gewährleisten und dem Kunden noch mehr Qualität und besseren Service anzubieten. Uns war klar, dass wir uns digital besser aufstellen müssen, sowohl in internen Abläufen als auch im Marketing. Zumal es noch eine Besonderheit gibt. Bedingt durch unsere drei Standorte sind einige Mitarbeiter in Räumen der Technischen Universität Dortmund, andere in den Dortmunder Büroräumen und wieder einige in den Bielefelder Büros tätig sind. In so einer Situation muss man Rahmenbedingungen schaffen, die eine reibungslose Kommunikation unter- und miteinander gewährleisten.

Was waren Ihre primären Ziele, die Sie durch die Teilnahme am Veranstaltungsformat erreichen wollten?

Dr.- Ing. Tobias Herken: Unsere Motivation war es, intern neue Wege digitaler Nutzung zu erkennen und umzusetzen. Dies gilt vor allem für die Aufgabenverwaltung und -planung sowie das digitale Management. Zudem ist es natürlich auch von großem Nutzen, nicht nur zu sehen, mit welchen digitalen Lösungen andere Firmen arbeiten, sondern auch zu erfahren, mit welchen Problemen sie zu kämpfen haben und wie sie diese beseitigen.
So konnten wir nicht nur viele Erkenntnisse für verbesserte interne digitale Strukturen generieren, sondern sind auch in der Umsetzung neuer Formen des digitalen Marketings aktiv geworden. Dazu gehören eine neue Webseite-Gestaltung und die Nutzung von analytischen Hilfen wie Google AdWords oder auch Google Analytics.

Welche Erkenntnisse haben Sie gewonnen und wie möchten Sie diese in die Praxis umsetzen?

Dr.- Ing. Tobias Herken: Die wichtigste Erkenntnis war wohl, dass man in der digitalen Welt nie „fertig“ ist. Denn es gibt immer neue, innovative Ideen und Prozesse, die die Digitalisierung im Unternehmen verbessern und Abläufe vereinfachen.
Konkret umgesetzt haben wir bereits regelmäßige Web-Meetings, die über eine Webcam-Plattform durchgeführt werden. Das ist ideal, weil so mit allen an den drei Standorten tätigen Mitarbeitern ein direkter Austausch stattfinden kann.
Auch ein sicherer Cloud-Dienst zum schnellen Verschieben von Daten untereinander wurde etabliert. Zudem haben wir die Telefonanlage („Sipgate“) umgestellt, sodass wir nun in der Lage sind, zusätzlich zum analogen Telefonnetz, Anrufe auch digital entgegen zu nehmen und zu verwalten. Von dem besseren Service profitiert in erster Linie der Kunde.

Wo bzw. in welchen Unternehmensbereichen müssen Sie noch mehr investieren (z.B. IT, Qualifizierung der Mitarbeiter etc.)?

Dr.- Ing. Tobias Herken: Wir haben festgestellt, dass wir noch Verbesserungspotential bei der Nutzung von IT-Diensten sowie der Schulung der Beschäftigten haben. Denn nicht jeder Mitarbeiter bringt die gleichen Voraussetzungen für den Umgang mit digitalen Medien mit. Qualifizierungsmaßnahmen sind notwendig, um eine sichere Bedienung zu gewährleisten.   

Wie können Ihre Kunden von der digitalen Neuausrichtung profitieren?

Dr.- Ing. Tobias Herken: Die Kunden profitieren durch die digitale Neuausrichtung gleich mehrfach. Zum einen sind wir nun in der Lage, mit einer noch besseren Qualität und einer schnelleren Auftragsabwicklung zu punkten. Die Mitarbeiter benötigen zum Beispiel nun weniger Zeit, wenn es um die interne Übermittlung essentieller Daten geht. Was nicht nur der qualitativen Arbeit des Mitarbeiters zu Gute kommt, sondern sich auch positiv auf die Einhaltung von Fristen auswirkt und zu einem frühen Abschluss von Projekten führt. Positiv ist zudem, dass mehr Mitarbeiter für mehr Kunden verantwortlich sind, wodurch mehr Projekte bearbeitet und vor allem auch fertiggestellt werden – und das in einem Zeitraum, in dem früher nur halb so viele realisiert wurden.

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